Şirketi Neden OKR Sistemi ile Yönetmeliyim?

Peter Drucker şöyle der: Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.

Drucker’ın özeti, iş hayatının kutsal kitabında yer alan önemli sözlerdendir. Hem birey hem de şirket açısından performans süreçlerinde yönetim yapabilmek için ölçebilmek önemlidir. Hedeflenen sonuca ulaşabilmek için ölçüm yapmak kadar ölçümü doğru zamanda yapabilmek ve ilgili müdahalelerde bulunabilmek de aslında işin görünmeyen ama kritik olan kısmıdır.

Profesyonel yaşamda kullanılan performans yönetimleri, üst başlıkta başka detaylarda olmasına karşın alt başlıklarda çalışan ve yöneticilerinin kendi evreninde şekillenir. Dolayısıyla bireysel yönlendirmelerin ağırlıklı olduğu kapalı bir kutudan bahsetmekteyiz.

Bu yazıda iş hayatında ağırlıklı olarak kullanılan “Temel Performans Göstergesi (KPI)” sistemi yerine daha verimli olduğuna inandığım ve iş yaşamımda da uyguladığım “Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (Objectives and Key Results – OKR)”dan bahsetmek istedim.

KPI, iş yaşamında çok sık kullanılan bir performans yönetim sistemi olmasın karşın bu sistemin özellikle eksik bulduğum kritik noktasını paylaşmak isterim. Bunlardan ilki planlamanın yıllık olarak planlanmasıdır. İkincisi ise yıllık denetimin sınırlı boyutta yapılmasıdır. Yani, Ocak ayında belirlenen performans kriterlerinin yıl ortasında bir kez bakılıp, Ekim veya Kasım ayı gibi nasıl hedefleri tutturabiliriz bakış açısına göre sonuçların değerlendirilmesidir.

Google’ın kurucu ortağı Larry Page bir mülakatında OKR ile ilgili şu sözleri söylüyor: “OKR’ler bize defalarca 10 kat büyümemize yardımcı oldu.”

Alternatif Olarak Hangi Sistemi Kullanabiliriz?

Bu noktada geleneksel hale gelen KPI sisteminin yerini, benimde uyguladığım ve verimli sonuçlar aldığım Objectives and Key Results yani OKR’ye bırakabiliriz. Bu sistem ülkemizde yeni yeni kullanılmaya başlanmasına karşın küresel alanda oldukça yaygın bir şekilde kullanılmakta.

Hangi Şirketler OKR Sistemini Kullanıyor?

Linkedin, Apple, Amazon, Netflix, Oracle, Twitter, Anheuser Bosch, BMW, Dell, Deloitte, Nissan, Samsung, LG, Google, GoPro, Meta, İntel, Siemens, Microsoft, UBER, Spotify gibi şirketler hali hazırda OKR sistemini uygulamaktalar.

Objectives and Key Results – OKR Nedir?

Bu sistemin yaratıcısı ve babası Intel’in eski CEO’su Andy Grove, olarak bilinir. OKR sistemi, şirket hedeflerinin öncelikle genel bir çatı altında belirlenmesi ve bu hedeflere ulaşmak için ilgili aksiyonların hızlı ve çevik bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayan şeffaf ve bölümlemeli bir performans yönetim sistemidir.

Neden Objectives and Key Results – OKR Sistemi?

OKR’nin en önemli avantajlarından bir tanesi çevik bir yönetim sürecine sahip olmasıdır. Büyüyen ve yüksek performanslı şirketlerde uyumu, performansı ve sonuçları yönlendiren güçlü bir hedef belirleme metodolojisidir.

Bu sistem kişileri en önemli iş hedeflerine bağlar, ilgisiz detaylardan uzaklaştırır, performansı arttırır ve daha iyi sonuçlar sağlar. OKR sisteminde yıl dört çeyreğe bölünerek yönetim yapıldığı için ilgili olumsuz durumlara kısa sürelerde müdahale edebilmek mümkündür.

HEDEFLER (OBJECTİVES)

OKR’de her şeyden önce “Objectives” olarak ifade edilen “Hedefler veya Amaçlar” tanımlanır. Bu kısım neyin başarılmak istendiğini belirler. Bu bölümün nitelikli ve ilham verici olması gerekmektedir. Objectives yani  Hedefler veya Amaçlar kısmının yine sayısal bir veri içermemesi gerektiğinin altını özellikle çizmek gerekir.

İnsanlar bu bölümü okuduklarında veya duyduklarında heyecanlanmalıdır. Burada amaçların spesifik olması gerekmemektedir. Örneğin, bu kısımda “Sektörün En Değerli Markası Olmak” şeklinde bir üst hedef belirlemekten bahsetmekteyiz.

ANAHTAR SONUÇLAR – (KEY RESULTS)

OKR sisteminde yer alan “Key Results” yani “Anahtar Sonuçlar” kısmı ise başlangıç ve sonucu tanımlayan ve hedefe uzaklığı gösteren metriklerin yer aldığı kısımdır.

Sayısal, ölçülebilir ve takip edilebilir detayları bu bölümde mutlaka olması gerekmektedir. Anahtar sonuçlar kısmı sadece ilgili kişi tarafından güncellenebilmektedir. Bu bölüm hedefe “nasıl” ulaşacağınızı veya başarılı olup olmadığınızı nasıl bileceğinizi yanıtlar. İlgili işin sorumluluğu dışında olan bir kişi, anahtar sonuçları okuduğunda da tamamen aynı şeyi anlamalıdır. Bir anahtar sonuç birden fazla metrik içermemelidir.

Kritik noktalardan bir tanesi, bu sistemde en fazla 5 hedef ve her hedef için en fazla 5 anahtar sonuç belirlenmesi gerekliliğidir.

AKTİVİTELER – (INITIATIVES)

Bu kısım hedefe ulaşmak için atılacak adımları, yapılacak çalışmaları tanımlar. Anahtar sonuçlara nasıl etki edeceğinizi belirlediğiniz detaylar ‘Aktiviteler’ kısmında ele alınır. Bu kısım bir anlamda hedeflerinize ulaşmak için yaptığınız günlük görevlerdir. İlgili maddelerin ölçülebilir, zaman odaklı ve başarılabilir olması gereklidir. Aktiviteler kısmında makul bir süre içinde bitirebileceğiniz gerçekçi görevler yer alması gerekir.

OKR sistemine sadece yukarıdan aşağıya değil aynı zamanda aşağıdan yukarıya hatta yataydan herkes katkı sunabilir. Bu sistemin en güzel taraflarından bir tanesi de şeffaflık kültürüdür. Tüm şirket içerisinde herkes birbirinin hedeflerini, anahtar sonuçlarını veya aktivitelerini bilebilir ve gelişmelerden haberdar olabilir. Bu durum çeşitli riskleri barındırmasına karşın bir kültür olarak uygulanmaya başladığında da verimli sonuçları ortaya çıkarma potansiyeli yüksek olur.

OKR sisteminde herkes kontrolün kendisinde olduğunu bilir. Bu hem bireysel sorumluluğun artmasına hem de çalışanların çabalarının etkilerini göstererek gelişimlerinin kontrolünün kendilerinde olduğunu hissetmelerini sağlar.

OKR yaklaşımı global alanda giderek yaygınlaşan stratejik bir yönetim ve performans aracı haline gelmeye başladı. Bu sistemi birçok alanda birebir tecrübe etmiş biri olarak söyleyebilirim ki kesinlikle KPI sistemine göre daha pragmatik daha şeffaf ve daha verimli. Çalışan verimliliğinde artışın yanında şirket içerisinde işbirliğinin artmasını sağlamak için çalışanlar arası ve ekipler arası iletişiminde gelişmesine katkı sağlar.

Bu sistemde her zaman %100’e ulaşmak yerine %80-%85 seviyeleri de makul bir başarı olarak kabul edilebilir. OKR’yi uygulamanız için ise şirketinizde belirli bir çalışan sayısı kriteri olmadığını da belirtelim.